5개월 전 김홍식 전무는 세중DMS의 마케팅실로 이직을 하게 되었다. 전 직장보다 다소 규모가 작은 이곳으로 오면서 작은 조직이지만 더 알차게 꾸려 보아야겠다는 남다른 각오를 하였다. 작은 기업일수록 업무 체계가 다소 미흡한 것이 사실이지만 이를 조금만 보완한다면 업무생산성이 극대화될 수 있겠다는 생각에 그 어느 때보다 더 열의에 불탔다. 그러나 본인 혼자만의 의지로만 될 수는 없는 것이기에 직원들에게 필요한 부분이 무엇인지를 파악하는 것이 필요했다. 그렇게 고민 끝에 전사적으로 도입하게 된 것이 바로 프랭클린 플래너이다.
그는 6년 전 우연히 프랭클린 플래너에서 주최한 시간관리세미나를 들은 후 플래너의 매력에 흠뻑 빠지게 되었다. 물론 플래너를 사용하기 전에도 회사의 다이어리를 사용했었는데, 체계적인 일정관리 보다는 업무내용을 기록하는 노트로 주로 사용 하였다. 그러나 그나마도 지나간 일의 기록을 찾는 것이 어려워 업무에 애로사항이 많았다. 이렇게 김전무는 자신의 경험을 바탕으로 조직의 업무효율성을 증진 시키기 위해서 체계적인 시간관리 도구가 필요하다고 느꼈고, 사장님께 적극적으로 건의하게 된 것이다. 세중DMS의 사례에서 주목할 만한 사실은 매우 계획적이고 단계적인 도입이 이루어졌다는 것이다. 새로운 것을 성공적으로 도입하기 위해서는 구성원들에게 그 필요성을 불러 일으킬 수 있는 동기부여와 지속적으로 사용할 수 있는 환경을 만들어 주는 것이 우선이라는 생각 하에 아래와 같이 단계적으로 진행하게 되었다.
Step1>사전 홍보:
2주간 샘플 플래너를 사용하도록 하고 플래너 활용사례를 이메일로 발송하여 직원들이 플래너 사용에 대해 거부감 없이 접근할 수 있도록 함.
Step2>시간관리특강:
한국성과향상센터에서 제공하는 시간관리특강을 통해 동기부여를 시키고 플래너 사용법도 습득하게 함.
Step3>도움자료발송:
강의 후 플래너를 잘 활용할 수 있도록 시간관리와 관련된 좋은 자료들을 발송해 줌.
Step4>우수사용사례공모:
도입 3개월 후 직원대상으로 사용소감문을 공모하였고, 우수 후기에 포상과 함께 시상함.
Step5>추가교육:
시간관리 2차 교육을 통해 재검검의 시간을 갖고, 성공사례 발표를 통해 정보를 공유할 예정임.
이렇게 단계적인 도입을 거치면서 눈에 띄게 변화가 생기기 시작했다. 예전에는 업무와 관련된 시간약속 시 주초나 주중 등으로 애매하게 잡던 것을 도입 후에는 몇 월 몇 일 몇 시로 정확하고 구체적으로 정하게 되어 일정에 차질이 생기는 일이 거의 없어졌다. 또한 서로가 플래너에 기록한 약속과 일정에 대해서는 잘 지키게 됨으로써 업무의 성과도 높아지게 되었다. 아직 시작단계에 있지만 지금까지의 결과만으로도 세중DMS는 이미 성공적인 사례라고 말하기에 손색이 없다.
앞으로 더욱 더 눈부신 성과향상을 기대하며 세중DMS의 직원들의 우수 후기 중 일부를 공개한다.
-임유진- “아침 10분의 투자로 하루가 여유로워집니다.” 정확한 기억보다는 희미한 잉크가 더 낫다는 말이 있던가요? 프랭클린 플래너를 사용하면서 기록하는 습관이 생겼고, 남겨진 기록들을 통해 업무를 보다 더 꼼꼼히 챙길 수 있게 되었습니다. 업무량이 많아 정신 없을 때에는 아침에 10~15분 투자하는 시간도 마음 졸여졌었는데, 바쁠수록 여유를 찾게 한 것도 프랭클린 플래너 사용의 결과라고 할 수 있을 것 같습니다. 많이 바빠도 하루 스케줄을 생각하고 계획하여 우선순위를 정하며 보내게 되는 아침시간 10분의 투자가 오히려 바쁜 제 하루를 한 발짝 뒤에서 깊고 넓게 들여다 볼 수 있는 시간이 되어줍니다.
-김영근- “스케줄 관리 그 이상의 인생에서 소중한 것이 무엇인지를 발견할 수 있게 되었습니다.” 평소에 주변 사람들에게 연락도 소홀하고 지인들의 생일이나 기념일을 많이 지나쳤습니다. 그러나 플래너를 사용하면서부터는 월초에 일주일별로 전화할 사람을 정하여 미리 기록해둠으로써 인간관계도 더 좋아지고 인맥관리에도 큰 도움을 받고 있습니다. 또한 업무적인 측면에서도 몇 일 후나 몇 달 뒤의 일들도 플래너를 통해 미리 계획하고 기록해둠으로써 놓치는 일이 없이 꼼꼼하다는 평을 받게 되어 기쁩니다.
김숙경 선생님은 대학 졸업 후 매향여고에서 20년째 근무하고 있는 베테랑 선생님이다. 아무래도 실업계 고등학교이기 때문에 학생들 지도에 있어 가장 중점을 두는 부분은 취업지도일 것이다. 김선생님의 주요 업무도 학생들의 취업지도와 전문교과 운영이기 때문에 더욱 더 학생들의 미래와 꿈에 대한 관심과 걱정이 클 수밖에 없었다. 매향여고에서는 진로지도에 포트폴리오를 도입하여 학생들의 월별 진로지도자료를 나누어주고 진로 별로(취업과 진학) 담당선생님을 따로 정하여 정기적인 탐색과 상담이 이루어지도록 노력하고 있다. 그러나 실시과정에서 학생들은 자신의 진로에 관한 탐색과 기록은 하고 있지만 파일에 끼워놓을 뿐 지속적인 관리를 하지 못했고, 꿈을 잊지 않고 상기하여 끊임없이 동기부여를 하기에는 여러 가지 문제점이 있었다. 그러던 중 김숙경 선생님은 한국성과향상센터의 틴즈 플래너를 접하게 되었고 그 안의 컨텐츠를 활용하면 학생들에게 많은 도움이 될 것이라는 확신이 들었다. 틴즈 플래너를 꼼꼼히 살펴보니 학생들이 늘 지니고 다니면서 취업에 대한 목표관리를 하기에 적합한 도구가 될 것이라는 생각이 들었다. 다만 전문계고라 가정형편이 어려운 학생들이 많아서 개인적으로 구매를 유도하기에는 다소 어려움이 있어서 학교차원에서의 지원이 절실히 필요한 상황이었다. 그렇게 고민하던 중 마침 노동부의 취업지원확충사업 공모가 있어 제안하게 되었고 다행히도 좋은 취지를 인정받아서 예산을 지원받아 1학년 학생들에게 보급하게 되었다.
결과는 대 성공이었다. 꿈과 목표가 중요한 것인 줄은 알지만 관리해야 하는 방법을 잘 모르고 있던 학생들에게 자신의 꿈과 목표를 위한 실행력을 높여주는 틴즈 플래너는 말 그대로 꿈을 찾는 십대들을 위한 좋은 길잡이자 동반자가 되기에 충분했던 것이다. 자신만의 플래너에 꼼꼼하고 상세하게 자신의 꿈을 적고 그 꿈을 이루기 위한 구체적이고도 단계적인 액션 플랜을 짜는 학생들의 두 눈은 반드시 꿈을 이루어내겠다는 의지로 가득 차 있었다. 어려운 환경에서도 꿈을 잃지 않고 자신의 길을 찾고자 하는 학생들의 노력과 생생한 사용후기를 직접 들어보도록 하자.
-1학년 11반 박혜진- “플래너는 제게 흙과 비료 같은 존재입니다.” 저는 쓸데없이 겉으로만 거창해 보이는 계획을 세우고는 그것들을 실천하지 못해 반성한 적이 있습니다. 1학기 기말고사 때, 플래너를 제대로 쓰지 않아서 시험성적이 뚝 떨어졌었는데 그 이후 다시 플래너를 열심히 쓰기 시작하면서 신기하게도 10월에 보았던 중간고사에서 반 등수는 물론이고 평균도 몰라보게 올랐습니다. 이것은 단지 우연이 아니라고 생각합니다. 제가 열심히 노력한 탓도 있지만, 무엇보다 도움이 되었던 것은 플래너였습니다. 플래너에는 내 인생의 비전, 한 달 동안 나의 목표, 일주일 동안 나의 목표를 정할 수 있는 구조로 되어 있어서 나의 목표를 정확히 정할 수 있게 해주었고 한 달, 일주일을 내가 정한 목표를 향해 알차게 보낼 수 있도록 도와주었습니다. 또, 플래너의 앞 쪽에 나와있는 「성공하는 10대들의 7가지 습관」은 매일 플래너를 펼칠 때마다 볼 수 있어서 저의 모습을 다시금 점검할 수 있도록 도와주었습니다. 아름다운 꽃이 피기까지는 꽃에게 쏟는 정성과 시간이 필요합니다. 그렇지만 그러기 전에 먼저 기본적인 흙과 비료가 뒷받침되어야 합니다. 이렇듯 플래너는 제게 있어 단순한 수첩이 아니라 흙과 비료같이 꼭 필요하고 도움을 주는 존재가 되었다고 생각합니다.
-1학년 1반 손혜인- “플래너는 꿈으로 다가가는 발판이 되어 주었습니다.” 처음 입학했을 때는 반 5등, 전교 33등이라는 성적을 받았습니다. 나름대로 만족할 만한 성적이었습니다. 그리고 그 때 플래너를 받았습니다. 5등이나 했는데, 플래너까지 쓸 필요 있을까하는 생각에 그저 형식적으로 쓰다가 금세 시들해져 갔습니다. 그러던 중 입학 후 두 번째 시험이 다가왔고 언제나처럼 저는 벼락치기에 몰두했죠. 결과는 물론 '최악'이었습니다. 엄마에겐 죄송하지만 성적표도 몰래 없앴습니다. 인생의 회의마저 들기 시작했죠. 대학에 가야겠다는 꿈마저 포기하고 싶을 만큼 절망적이었습니다. 그 때, 제 머리를 스쳐간 것이 있었으니, 그것은 바로 '플래너 성공사례' 였습니다. 그 이야기들 속의 주인공들처럼 저도 달라지고 싶었습니다. 그래서 플래너와 함께 하루하루를 보냈습니다. 플래너에 할 일을 적고, 우선순위를 매겨 차례대로 일을 처리해나갔습니다. 무슨 공부를 해야 하나 고민할 틈도 없이 순서대로 일을 해나가니 쉴 시간도 늘고, 무엇보다 벼락치기 할 때는 느끼지 못했던 마음의 여유까지 생기게 되었습니다. 떨리는 마음으로 치른 세 번째 시험은 반 1등에 전교 13등! 그야말로 예전 같으면 상상할 수도 없는 성적을 받은 것입니다. 이렇게 성적이 오르다 보니 자신감도 생기고 제 꿈에 대해서도 진지하게 생각해보는 계기가 되었습니다. 저는 선생님이 되고 싶어졌습니다. 그냥 아이들을 가르치는 선생님이 아니라 매향여자정보고등학교에서 플래너 성공사례의 예가 될 수 있는 사회선생님. 저는 그런 선생님이 되고 싶습니다.
