오늘 다루게 될 시간 도둑 제거하기의 두 번째 주제는 ‘자투리 시간 활용’과 ‘집중의 힘’이다. 보보의 드림레터 15편은 다음과 같은 원인들로 시간을 낭비하는 분들에게 도움이 될 것이다. - 동시에 너무 많은 일을 처리하려고 한다. - 툭툭 주어지는 자투리 시간을 활용하지 못한다. - 가늘고 길게 일하는 편이다. (생산적인 시간 활용을 못한다.) - 출퇴근 시간 활용이 잘 되지 않는다.
누군가를 기다리는 일, 지하철 안에서 이동하는 일, 병원 대기실에 앉아 있는 일 등은 언제든지 우리에게 일어날 수 있는 일이다. 이 자투리 시간들은 아무도 보호해 주지 않는다. 오직 개인이 철저히 활용할 때 멋진 업무 시간으로 바꿀 수 있다. 변호사이자 작가인 스콧 트로는 전철로 출퇴근하면서 몇 권의 베스트셀러 소설을 썼으며, 마리오 푸조는 잡지사에서 일하면서 틈틈이 시간을 내 그 유명한 영화 <대부>의 원작소설을 썼다. 이들처럼 자투리 시간을 제대로 활용하는 것은 완벽주의를 극복한 후에야 가능하다. 자신이 원하는 환경이 준비되지 않더라도 ‘잠깐‘이라는 시간동안 어떤 일을 해야 하기 때문이다.
자투리 시간을 활용하는 한 가지 방법은 평소에 자신이 해야 할 일 중에 5분 업무와 15분 업무를 정해 두는 것이다. 5분 업무는 5분이라는 시간이 주어질 때 할 수 있는 일들이다. 이렇게 5분 업무를 미리 작성해 두면 갑작스럽게 주어진 ‘5분’이라는 자투리 시간을 그냥 흘려보내지 않고 생산적으로 보낼 수 있다. 필자의 5분 업무와 15분 업무는 다음과 같은 것들이다.
희석이의 5분 업무 엽서쓰기, 책읽기, 플래너 정리, 간단한 메일 회신 보내기, 유머책 읽기, 신문 기사 읽기, 간단한 스트레칭, 새로운 단어 습득하기, 노래 부르기, 좋아하는 음악 듣기
희석이의 15분 업무 스크랩 해 둔 기사 읽기, 책읽기, 서점 둘러보기(신간 확인), 영어 독해 지문 하나 읽기, 낮잠으로 휴식하기, window shopping
5분의 여유도 없이 살아가자는 말이 아니다. (‘여유’의 중요성에 대해서는 드림레터 11편에서 이미 말씀드린 바 있다.) 자투리 시간을 활용한다는 것은 잠시도 쉴 틈 없이 분주하게 일만 하자는 것이 아니다. 오히려 더 많이 쉬기 위하여, 좀 더 제대로 쉬기 위하여 간단히 할 수 있는 일들은 자투리 시간을 활용하자는 것이다.
생각을 달리 해 보는 것이 결과의 차이를 만들어낸다. ‘15분밖에 없다’와 ‘15분이나 있다’는 다른 결과를 가져온다. 요점은 5분과 15분이라는 시간까지 활용하겠다는 본인의 의지가 있느냐 하는 것이다. 15분을 효율적으로 보내는 사람과 15분을 휴지통에 버리는 사람의 생산성은 분명 차이가 날 것이다. 15분을 소중하게 생각하는 사람이라면, 그 짧은 시간 동안에도 일을 할 수 있다고 믿고, 정식 업무시간으로 생각한다.
자투리 시간이 언제 주어질지는 예측할 수가 없다. 그러므로 자투리 시간을 활용하려면 언제든지 5분/ 15분 업무를 할 수 있는 준비물을 갖고 다녀야 한다. 필자는 엽서나 스크랩 해 둔 기사를 갖고 다닌다. 책은 어딜 가더라도 항상 지니고 있다. 5분이 주어지면 엽서를 쓰기도 하고, 15분이 주어지면 여러 장의 책을 읽기도 한다. 주변에 서점이 있으면 잠깐 들러서 짧은 유머 한 편을 읽고 웃음을 짓는다. 15분이 주어졌는데, 몸이 약간 피로한 경우에는 달콤한 휴식을 취할 때도 있다. 꼭 잠이 들지 않더라도 눈을 감고 15분간 휴식하고 나면 체력이 회복된다. 번화가에서 15분의 자투리 시간이 주어지면, 잡화점이나 서점을 둘러볼 수 있는 시간이다. 신간 확인도 하고, 여러 액세서리도 구경할 수 있다.
자투리 시간의 활용에 대해 눈뜨게 되면, 장거리 이동 시간은 완전한 업무시간이 된다. 필자는 이동하는 소요시간에 맞는 업무량과 준비물을 들고 간다. 업무를 마무리하는 데 4시간의 시간이 필요한데, 새마을호가 3시간 만에 목적지에 도착한다면 일부러 무궁화호를 타기도 한다. 반면 집중이 필요하다면, 돈을 더 내어 새마을호를 타기도 한다. 선반이 있어서 일하기가 편하기 때문이다. 시간을 산다고 생각하면 돈을 좀 더 내더라도 아깝지 않다. 필자는 몇 번의 세미나를 서울에서 지방으로 이동하는 기차 안에서 준비했다. 완전한 업무 시간이라 생각하기에 전혀 어색하거나 불편하지 않다. 오히려 세미나를 준비하거나 원고를 작성하는 데 열차는 아주 좋다.
자투리 시간이라는 말에서부터 ‘짧게 주어진 시간이지만, 어떤 것을 하기에는 부족한 시간’이라는 뉘앙스가 풍긴다. 그렇다면, ‘초단기 업무시간’이라고 달리 부를지라도 자투리 시간을 활용하겠다는 마음가짐을 가지시길 바란다. 자투리 시간을 잘 활용한다면 일부러 2시간을 내야 하는 일도 해낼 수 있다. 인식의 전환부터 시작하라. 그리고 지금 바로, 당신만의 5분 업무와 15분 업무를 작성해 보시길 바란다.
출퇴근 시간은 적지 않은 시간임에도 불구하고 아무런 목적의식 없이 낭비해 버리기 쉬운 시간이다. 출퇴근 시간은 자투리 시간이라고 말하기에는 아주 긴 시간인 경우가 많다. 2002년 6월 한 채용정보회사에서 직장인 1,317명을 대상으로 출퇴근 평균 소요시간을 조사했는데, 그 결과 1시간 56분으로 조사되었다. (『1%만 바꿔도 인생이 달라진다』p.196) 한 달이면 60시간이 되고, 일 년이면 720시간이 되는 엄청난 시간이다. 이런 시간을 잡으면 자기 계발의 상당 부분을 이룰 수 있다.
“저는 아침 6시 30분이면 출근하는데, 그 시간이면 이 넓은 사무실에 아무도 없습니다. 그 때 느껴지는 기분은 아주 상쾌하고 뿌듯합니다.” 외국계 보험사에 다니는 재무 설계사의 이야기다. 이런 느낌은 우리에게 자신감과 에너지를 준다. 출퇴근 시간을 제대로 활용하려면 세 가지 정도를 생각해 보면 좋을 것이다.
첫째, 무엇보다 건강함을 유지해야 한다. 출근시간은 충분한 휴식과 건강을 누리는 사람에게는 집중력이 높아지는 시간이고, 피로와 스트레스에 눌린 사람에게는 졸음이 몰려드는 시간이다. 모처럼 책을 펼쳤지만, 피로가 몰려와 잠들고 싶다면 억지로 책을 읽을 수는 없는 노릇이다. 재정적 안정과 경제적 독립을 위하여 밤낮없이 열심히 일하는 것도 중요하고 긴급한 일이지만, 규칙적으로 운동하고 재충전하는 습관은 더욱 중요하다. 건강관리는 긴급하지 않기 때문에 사람들이 미루고 또 미루는데, 결국에는 치명적인 대가를 치르게 한다. 건강은 최고의 투자요, 최고의 자기 관리임을 느끼고 평소에 꾸준히 운동을 하여 체력관리를 하자. 규모 있는 생활을 하는 사람들의 일상은 활력이 넘친다. 그들은 어디에서나 피로를 몰고 다니는 사람들이 아니다. 출퇴근 시간 활용을 위해서는 단지 ‘출근 시간에는 책을 읽어야지’라는 다짐만으로 되지 않는다. 삶의 습관을 바꾸거나 우선순위를 점검하는 등 근본적인 변화가 필요한 일이다. 하지만, 희망을 갖자. 변화를 향한 첫 걸음은 힘들지만, 두 번째 걸음을 훨씬 수월하게 만들 것이다. 시작은 힘들지만, 일단 시작하고 나면 이전에는 느끼지 못했던 새로운 경험과 신선한 느낌이 우리를 도와 줄 것이다.
둘째, 건강한 몸이 유지된 후라면, 출근 시간을 조금 앞당겨 보라. 출근하는 직장인들이 몰려드는 시간보다 한 시간 일찍 출발할 수 있다면 시간 활용이 훨씬 쉬워진다. 지하철에서 콩나물시루가 되어 회사로 가는 것이 아니라, 우아한 난초처럼 좌석에 앉아서 책을 읽으며 출근할 수도 있다. 일찍 출근하는 효과는 크게 3가지가 있다. 1) 사람들이 적기 때문에 책을 읽는 등의 시간 활용에 유리하다. 2) 혼잡한 대중교통으로 인해 에너지가 방전되는 것을 막는다. 3) 일찍 출근하게 되면 회사로부터 긍정적인 후광 효과를 얻게 된다. 사람들은 나를 부지런한 사람으로 볼 것이며, 이는 눈에 보이지 않은 여러 긍정적인 효과를 불러올 것이다. 회사에서의 하루 일과를 여유롭고 우아하게 시작할 수 있다는 보너스 효과까지 감안한다면 일찍 출근하기는 시도해 볼 만한 일이다. 일찍 출근하여 피트니스 센터에서 운동을 한다면 건강과 출근 시간 활용이라는 일석이조의 효과를 누리는 것이다.
셋째, 공부하는 직장인(샐러던트)이 되라. 샐러던트가 되는 것은 몸값을 올리는 지름길이다. 업무에서 부족한 부분이 느껴지거나 다른 사람보다 빠른 승진을 원한다면 이미 샐러던트가 될 만한 자격이 갖춘 것이다. 새벽에 일찍 나와 학원을 다닐 수 있다면 좋겠지만 쉬운 일이 아니다. 출퇴근 시간을 제대로 활용하려고 마음먹은 여러분이라면, 책부터 읽어보시길 권한다. 필자는 지하철역에서 무료로 배포되는 신문들을 권하고 싶지는 않다. 집중력이 높은 아침에 읽기에는 너무 가벼운 정보와 우리 눈을 현혹하는 광고가 가득하기 때문이다. 가십성 기사가 많음은 여러분들도 잘 아실 것이다. 사실 주간지 기사나 일간지의 기사와 비교해 보면, 여러 가지 면에서 차이가 난다. 그래서 필자는 출근 시간에는 무료 신문보다는 좋은 책을 읽는 것이 유익하다고 생각한다. 흔들리는 버스에서는 머리가 아프신 분들은 어학 공부나 오디오를 듣는 것도 좋다. 샐러던트 588명이 참여한 설문에서 43.7%에 해당하는 257명이 출퇴근 시 PMP를 통한 e러닝 강좌를 통하여 자기계발을 하고 있다고 답했다.( 31호)
지금까지 자투리 시간 활용에 대하여 언급했지만, 이것보다 훨씬 중요한 일은 업무 시간을 효과적으로 보내는 것이다. 자투리 시간은 업무 시간을 효과적으로 보내고 난 후에 관리해야 하는 영역이다. 그렇다면, 업무 시간은 어떻게 보내야 하나? 먼저 자신의 능률이 최고조로 높아지는 시간을 발견하여 업무의 집중도를 높이는 일에서부터 시작해 보자.
하루 중에 자신이 가장 역동적으로 살아가는 시간이 있다. 두뇌회전이 빨라져서 창의적인 사고가 샘솟고, 온 몸이 에너지로 가득해지는 시간이다. 물 만난 고기마냥 펄떡이는 열정이 넘쳐나는 시간 말이다. 나에게는 그런 시간이 새벽이다. 잠에서 깨어난 후 약 20여 분 뒤의 시간이다. (이 글을 들여다보고 있는 지금 시각은 새벽 3시 47분이다.) 이 시간에 나는 아무에게도 방해받지 않는 ‘나만의 시간’을 가질 수 있다. 이 시간에는 계획하고 공부하며 새로운 강연을 준비한다.
자신이 가장 능률적으로 일할 수 있는 시간을 발견하기 위해 노력하라. 처음엔 시행착오를 겪을 것이다. 그 시간이 언제인지 잘 모르겠다면, 같은 업무를 여러 시간대에 시도해 보라. 그 중에 가장 마음이 편안해지고 일이 빨리 진척되는 시간대를 찾을 수 있다. 그러한 시간대는 집중이 잘 되거나, 방해를 덜 받아서 일이 중단되지 않거나, 몸의 컨디션이 좋아서 기분 좋게 일할 수 있는 등의 모양으로 나타난다. 매일 이 시간에 가장 소중한 것을 하라. 온 세상이 당신의 꿈을 성취시켜 주기 위해 약동하는 시간이기 때문이다. 그 시간은 정말 당신만의 행복의 시간이다. 하루 중 잠시라도 행복한 시간을 누리지 못한 채 흘려보낸다면, 언제 행복할 수 있단 말인가!
내일의 행복을 예비하는 오늘이기보다는 지금의 행복을 누리는 오늘을 살자. 행복은 내 삶에 대한 만족감이다. 삶의 전체가 만족스럽다면 최고의 행복을 누리는 것이다. 삶의 전체가 만족스럽지 않은 상태라면 작은 것에서부터 시작해 보자. 누구나 삶의 한 부분에 대한 만족은 누릴 수가 있다. 하루 중 자신이 가장 신나게 일하는 시간, 몰입하여 능률적으로 일할 수 있는 시간을 찾아보는 것이다. 당신만의 무한능률의 시간대는 언제인가? 그 시간을 매일 확보하라.
자신만의 가장 능률적인 시간을 발견했다면 그 시간에 여러분의 업무나 자기 계발에 가장 필요한 일, 가장 중요한 일을 해야 한다. 필자는 그 시간에 독서와 글쓰기, 혹은 생각을 한다. 그러고 나면, 하루를 살아갈 새로운 힘이 내안에 가득해지고 있음을 느낀다. 보보는 그렇게 일상의 행복을 만들며 나의 삶을 살아간다.
지식 근로자들의 핵심 업무는 자투리 시간이 아닌 길게 연결된 시간을 필요로 한다. 예를 들면, 중요한 기획서를 쓰는 데에는 오늘 15분, 내일 10분, 이런 식의 단절된 자투리 시간은 도움이 되지 못한다. 연결된 4~5시간의 덩어리 시간이 필요하다. 그러므로 지식근로자들이 스스로의 성과를 달성하기 위해서는 반드시 1시간 이상의 방해받지 않는 시간을 확보해야 한다. 덩어리 시간을 확보하여 그 시간에 성과를 높일 수 있는 일을 해야 한다. 덩어리 시간이 능률 무한대 시간대와 일치한다면 효과는 더욱 높아질 것이다.
자신의 덩어리 시간을 확보한 후에 필요한 것은 집중이다. 이 시간을 인터넷 서핑이나 책상 정리, 혹은 중요하지 않은 전화 통화로 흘려보내서는 안 된다. 외과 의사는 수술실에서는 전화를 받지 않으며, 변호사도 사건 의뢰인과 상담하는 중에는 걸려온 전화를 받지 않는다. 한 가지 일에 집중하는 것이 필요한 까닭은 처리해야 할 일들이 너무나 많기 때문이다. 한 번에 한 가지씩 처리하는 것이 가장 효과적인 동시에 효율적이다.
9월 18일 : 7시간 9월 19일 : 6시간 9월 20일 : 4시간 30분 9월 21일 : 5시간 30분
위의 시간은 2007년 9월, 원고 작업에 투자한 시간이다. 연속한 4일 동안 23시간을 책 원고 작업에 몰입하였더니 놀라운 일이 벌어졌다. 사실 필자는 이 작업을 꽤 오랫동안 질질 끌어왔다. 원고의 80%를 완성한지는 오래되었지만 처음부터 체계적인 목차를 갖고 쓴 글이 아니라 도무지 어떻게 각각의 글들을 묶고 어떤 제목을 달아야할지 참 막막했기 때문이다. 하지만, 자꾸 미룰 수만은 없었기에 단호하게 마음먹고 9월 한 달, 열흘간의 집중 작업 기간을 갖기로 마음먹었다. 8시간을 작업해야 하루의 작업일로 계산하기로 했으니 총 80시간의 작업을 하려고 한 게다. 80시간으로 다 할 수 있을지에 대한 감도 없었다. 그저 대략 정한 것에 불과했으니까.
9월 18일부터 첫 스타트를 끊었다. 그리고 4일 동안 줄곧 하루에 평균 5시간 이상 원고를 쓰거나 글의 순서를 정했다. 막상 시작하니 하나 둘 어려운 문제가 해결되기 시작했고, 일의 탄력이 붙고 재미가 생겨났다. 그리고 생각보다 일찍 차례를 결정할 수 있었고, 깜깜했던 책의 윤곽이 드러났다. 몰입의 터널을 벗어나니 이전보다 훨씬 멋진 풍경이 펼쳐진 것이다.
이후 나는 한 달간을 집중하여 정확하게 10월 17일에 원고 작업을 마쳤다. 산만한 내가 집중의 힘을 몸으로 체험한 기간이었다. 작업 후에 깨달은 것 3가지를 여러분과 나눠 본다.
1. 한 번에 한 가지의 일을 하는 것이 효과적이다. 드러커는 이렇게 말했다. "목표를 달성하는 방법에 대해 '비결'이라고 할 만한 것 한 가지를 이야기 한다면, 그것은 '집중'하는 것이다. 효과적인 사람들은 중요한 것부터 먼저하고 그리고 한 번에 한 가지 일만 수행한다." 이 말은 진실이다. 집중은 지식 근로자가 시간과 사건들의 종노릇이 아니라 주인이 될 수 있는 유일한 방법이다. “새로운 직위에서 성공하기 위해 반드시 뛰어난 지식이나 재능이 필요한 것은 아니다. 새로운 직위에서 성공하기 위해서는 그 직위에서 요구하는 일에 대한 집중이 필요하다.” 지금 우리에게 필요한 것은 새로운 기술이 아니라, 하고 있는 일에 대하여 집중의 힘을 발휘하는 것은 아닌지 돌아볼 일이다.
2. 우리는 다양한 일을 하고 있다. 이것이 집중이 필요한 이유다. 처리해야 할 일들이 너무나도 많기 때문에 우리의 시간은 산산 조각이 되어 각각의 일들에 할애되고 있다. 하지만, 성과를 달성하기 위해서는 정말이지 조각난 시간으로는 안 된다. 탐구심을 강점으로 가진 당신이라면 다양한 호기심을 잘 관리해야 한다. 그들이 가진 왕성한 호기심은 박식함을 안겨다 주기도 하지만, 지나치게 다양한 주제에 관심을 가짐으로 깊이를 앗아가기도 하기 때문이다. 때로 그들은 여러 가지 관심을 제어하여 하나의 중요한 과업에 집중시켜야만 한다. 시간은 모든 사라들에게 24시간으로 한정되어 있기 때문이다. 갖가지 능력과 관심을 하나의 과업으로 끌어 모아 성과를 만들어내는 것이 ‘집중’의 힘이다.
3. 집중이 성과를 만들어낸다. 초반의 4일 동안 내가 한 일을 얼핏 보면 (내게는) 정말 어마어마한 일처럼 보인다. 실제로 4일 전만 해도 필자에게 이 일은 무척 어려운 일로 보였다. 피터 드러커는 이렇게 말한다. "집중이야말로 여러 가지 일을 그리고 언뜻 보기에 그토록 어려운 일들을 능숙하게 처리하는 사람들의 비결이다." 이 말에 절대적으로 공감한다. 필자는 원래 여러 가지 작업을 한꺼번에 하는 편이지만, 원고 작업을 했던 기간만큼은 한 번에 한 가지 일만 했다. 2~3시간의 덩어리 시간을 오직 원고에만 집중했다. 그랬더니 결과물이 나왔다. 나의 성과를 올리게 된 것이다. 지적 능력과 열정, 그리고 상상력은 성과와 관련이 없다. 이는 성과의 기초 자질이다. 이런 기초 자질을 핵심 과업에 집중할 때 성과를 달성하게 된다. 집중의 힘을 명심하여 주시길 부탁한다.
집중의 힘을 경험하기 위해서는 3가지가 필요하다. 덩어리 시간, 위임의 기술, NO라고 말할 수 있는 용기가 그것이다.
1. 집중하기 위해서는 덩어리 시간이 필요하다. 15분, 30분 등의 자투리 시간은 집중하여 무엇인가 중요한 일을 달성하기에는 너무나도 짧은 시간이다.
2. 중요한 일에 집중할 시간을 확보하기 위해서는 다른 사람이 할 수 있는 일은 위임해야 한다. 위임할 일에 적당한 부하 직원을 찾아 책임 범위를 구분하고 업무를 조정하고 위임하라. 충분한 정보를 제공하고 적시의 피드백을 주라. (위임의 기술은 별도로 자세히 다루게 될 것이다.)
3. 집중의 시간을 가지려면 엄격한 자기 관리와 '노'라고 말할 수 있는 단호한 의지가 필요하다. 이전까지의 나는 덩어리 시간을 가지지 못했는데, 이유는 사람들과의 약속 때문이다. 작업하기로 계획한 날이더라도 만나자는 연락이 오면 바로 작업을 팽개치고(!) 나가 버렸던 것이다. 신기하게도 9월 18일 이후 일주일 동안 나를 찾는 사람이 없었다. 작업을 위해서는 다행인 셈이다. 집중의 힘을 맛보려면 덩어리 시간을 보호하기 위해 NO라고 말할 수 있는 용기가 필요하다. 아니면, 필자의 경우처럼 아무도 찾지 않는 자유로운 일주일이 오기를 기다려야 할 것이다. 그러한 일주일이 언제 올지는 아무도 모른다. 며느리도 모른다.
자투리 시간 활용과 덩어리 시간을 집중하여 일하는 것은 상호보완적이다. 어느 한 가지 중요한 게 아니라, 서로 균형있게 실천하면 더욱 효과를 볼 것이다. 굳이 중요한 것을 따지자면, 덩어리 시간에 집중하기가 더욱 중요하다. 다음의 지침들은 꼭 한 번 실천해 보시기 바란다.
<보보의 드림레터 15편의 실천지침> ① 출근시간 활용을 위한 계획 세우기 ② 자신만의 능률 무한대 시간대를 파악하기 ③ 덩어리 시간에 타이머를 맞춰 두고 한 가지 일에만 집중하기
